EU AI Act: Was Immobilienverwaltungen jetzt wissen müssen

Die meisten Immobilienverwaltungen setzen bereits KI ein. Bonitätsprüfungen von Mietinteressenten, automatisierte Antworten auf Mieteranfragen, Schadenserkennung aus Fotos, Chatbots auf der Website. Vieles davon läuft als eingebettete Funktion in bestehender Software. Der EU AI Act klassifiziert einige dieser Anwendungen als Hochrisiko und verlangt Dokumentation, Transparenz und Risikobewertung. Die KI-Kompetenzpflicht gilt bereits seit Februar 2025. Die Hochrisiko-Pflichten selbst wurden im Mai 2026 per Digital-Omnibus-Einigung auf den 2. Dezember 2027 verschoben, das nimmt den Druck vom Datum, nicht von der Aufgabe.

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Wo KI in der Verwaltung bereits läuft

In Gesprächen mit Immobilienverwaltungen höre ich oft den gleichen Satz: "Wir setzen keine KI ein." Dann schauen wir uns die Toollandschaft an.

Plattformen wie Fairwalter, Garaio REM, Immomig oder W&W Immo Informatik integrieren zunehmend KI-Funktionen. Automatische Bewertung von Mietinteressenten, Priorisierung von Anfragen, Chatbots für Standardfragen, Schadenserkennung aus Fotos. Dazu kommen spezialisierte Tools: Bonitätsprüfungen über CRIF oder Creditreform, Chatbot-Lösungen von Drittanbietern, KI-gestützte Heizkostenverteiler.

Welche dieser Funktionen KI im Sinne des AI Act sind und in welche Risikoklasse sie fallen, hängt von der konkreten Implementierung ab. Aber die Wahrscheinlichkeit, dass eine Verwaltung bereits KI-Systeme im Einsatz hat, ist hoch.

Risikoklassen: Wo die Verwaltung hinschaut

Der EU AI Act teilt KI-Systeme in vier Kategorien ein [1]. Für Immobilienverwaltungen sind zwei davon relevant.

Hochrisiko. Systeme zur Bonitätsprüfung und zur automatisierten Entscheidungsfindung über Personen [2]. Eine automatisierte Mieterauswahl, die Bewerber scored und ranked, fällt in diese Kategorie. Der AI Act verlangt dafür technische Dokumentation, Nachvollziehbarkeit, Massnahmen gegen Diskriminierung, Protokollführung über mindestens sechs Monate und menschliche Aufsicht [1].

Begrenztes Risiko. Chatbots und KI-Systeme, die mit Menschen interagieren. Der Nutzer muss wissen, dass er mit einer KI kommuniziert. Ein klarer Hinweis, sichtbar vor der Interaktion.

Verbotene Systeme (Social Scoring, manipulative KI) und minimales Risiko (Spamfilter) spielen im Verwaltungsalltag keine Rolle.

Wichtig für die Planung: Im Mai 2026 haben sich EU-Rat, Parlament und Kommission auf einen "Digital Omnibus" geeinigt, der die Hochrisiko-Pflichten aus Anhang III von August 2026 auf den 2. Dezember 2027 verschiebt [8]. Die KI-Kompetenzpflicht und die Transparenzpflicht für Chatbots bleiben davon unberührt. Die zusätzliche Zeit ist kein Grund zu warten, eher ein Fenster, um das Inventar sauber aufzubauen, bevor die Frist wieder näher rückt.

Bonitätsprüfung: Der Fall, den niemand auf dem Schirm hat

Die meisten Verwaltungen nutzen für die Mieterauswahl Drittanbieter-Tools. Das Tool trifft eine Vorauswahl, die Verwaltung übernimmt das Ergebnis. Aus Sicht des AI Act betreibt die Verwaltung damit ein Hochrisiko-KI-System.

Wer ein solches System einsetzt ("Deployer"), trägt eigene Verantwortung. Der Softwareanbieter als "Provider" hat seine Pflichten. Die Verwaltung als Anwenderin hat ihre. Ich erlebe regelmässig, dass Verwaltungen davon ausgehen, der Anbieter regle das schon. Das stimmt für den Provider-Teil. Für den Deployer-Teil haftet die Verwaltung selbst.

Konkret heisst das: Nutzungsdokumentation erstellen, Protokolle führen, einen Prozess für menschliche Aufsicht definieren. Die Technik muss nicht verstanden werden bis ins letzte Detail. Aber die Verwaltung muss nachweisen können, dass sie weiss, was das System tut, und dass ein Mensch die finale Entscheidung trifft.

KI-Kompetenzpflicht: Gilt seit Februar 2025

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen nachweisen, dass Mitarbeitende, die mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen [3]. Keine allgemeine Awareness-Schulung. Spezifisch für die Systeme, die im Einsatz sind.

In der Immobilienverwaltungsbranche ist das Thema kaum angekommen. Die wenigsten Verwaltungen haben dokumentierte Schulungsmassnahmen für ihre KI-Tools. Dabei ist es gerade dieser Nachweis, den eine Aufsichtsbehörde als erstes prüft.

Schweizer Verwaltungen: Betroffen oder nicht?

Der EU AI Act hat extraterritoriale Wirkung. Schweizer Verwaltungen sind betroffen, wenn sie Liegenschaften in EU-Ländern verwalten, wenn sie KI-Systeme einsetzen, deren Output in der EU genutzt wird, oder wenn sie Software von EU-Anbietern mit KI-Funktionen verwenden.

Eine Verwaltung in Winterthur, die ausschliesslich Schweizer Liegenschaften mit Schweizer Software verwaltet, fällt nicht direkt unter den AI Act. Aber viele Verwaltungssoftware-Anbieter sitzen in der EU oder passen ihre Produkte bereits an den AI Act an. Die Compliance-Anforderungen kommen über die Toolchain.

Die Schweiz arbeitet parallel an eigener KI-Regulierung [7]. Wer sich heute mit dem EU AI Act auseinandersetzt, baut Strukturen, die auch unter Schweizer Recht tragen werden.

Der erste Schritt: KI-Inventar

Bevor Compliance-Massnahmen greifen können, braucht die Verwaltung eine Übersicht. Welche Software ist im Einsatz? Welche davon enthält KI-Funktionen? In welche Risikoklasse fällt jedes Tool?

Ein Tag reicht. Softwareliste aufstellen, bei jedem Anbieter nachfragen, ob KI im Sinne des AI Act im Einsatz ist, Risikoklasse zuordnen, dokumentieren.

Aus diesem Inventar ergibt sich alles Weitere. Hochrisiko-Systeme brauchen Dokumentation und Aufsichtsprozesse. Chatbots brauchen einen KI-Hinweis. Mitarbeitende brauchen Schulungen für die Tools, die sie täglich nutzen. Und einmal im Jahr sollte die Liste überprüft werden, weil sich sowohl die Toollandschaft als auch die Regulierung weiterentwickeln.

Was passiert, wenn nichts passiert

Die Bussgelder im AI Act sind hoch angesetzt: bis zu 35 Millionen Euro für verbotene KI-Systeme, bis zu 15 Millionen für Verstösse bei Hochrisiko-Pflichten [4]. Zahlen, die für eine Immobilienverwaltung mit 30 Mitarbeitenden abstrakt klingen.

Das eigentliche Risiko liegt woanders. Eine Verwaltung, die nicht nachweisen kann, wie ihr Bonitätsprüfungstool Entscheidungen trifft, hat im Streitfall mit einem abgelehnten Mietinteressenten ein Problem. Nicht wegen des AI Act allein, sondern weil Diskriminierungsvorwürfe plötzlich eine technische Dimension bekommen, für die keine Dokumentation existiert. Das ist das Szenario, das Verwaltungen ernst nehmen sollten. Die Busse ist das kleinere Risiko.

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