Prozessautomatisierung in Winterthur
REPETITIVE ARBEIT? MACHT DAS SYSTEM.
Kundenseitige und interne Prozesse im Detail verstehen, Medienbrüche eliminieren, die Routine dem System übergeben.
COPY-PASTE IST KEINE ARBEITSMETHODE.
- Daten werden von Hand zwischen Systemen übertragen.
- Excel ist das wichtigste Automatisierungstool.
- Checklisten existieren auf Papier oder in geteilten Dokumenten.
- Wochenreports kosten einen halben Tag.
Was ich automatisiere
TYPISCHE PROZESSE
Stammdaten bereinigen
Dubletten finden, Formate vereinheitlichen, fehlende Angaben ergänzen: Kunden- und Artikeldaten, auf die wieder Verlass ist.
Dokumente auf Regelkonformität prüfen
Verträge, Rechnungen oder Meldungen automatisch gegen Ihre Vorgaben geprüft. Abweichungen landen zur Kontrolle bei der richtigen Person.
Erinnerungen aller Art
Fristen, Verfalldaten, fällige Wartungen, offene Aufgaben: Das System erinnert zuverlässig, bevor es teuer wird oder Sie Umsatz verpassen.
Daten zwischen Systemen synchronisieren
CRM, ERP und Buchhaltung tauschen ihre Daten selbst aus. Copy-Paste zwischen zwei Fenstern entfällt.
Eingangspost & Belege verarbeiten
Post, E-Mail-Anhänge und Spesenbelege werden gelesen, klassifiziert und im richtigen Dossier abgelegt.
Anfragen triagieren
Eingehende Anfragen kategorisieren, priorisieren und an die richtige Person leiten. Standardfälle beantworten sich selbst.
Angebote & Rechnungen
Vom Kundengespräch zum versandfertigen Angebot, von der Leistung zur Rechnung, inklusive Mahnlauf.
Onboarding-Abläufe
Neue Kunden oder Mitarbeitende: Zugänge, Dokumente und Checklisten laufen automatisch an, nichts geht vergessen.
Reports & Kennzahlen
Wochen- und Monatsreports stellen sich selbst zusammen und landen pünktlich im Postfach.
Freigaben & Bewilligungen
Rechnungsfreigaben, Bestellungen oder Ferienanträge laufen automatisch zur richtigen Person und bleiben nachvollziehbar.
Kunde
Ihr Team
Automatisierung
nach Tagen
in Minuten
Heute: fünf manuelle Stationen, fünf Medienbrüche.
Automatisiert: läuft im Hintergrund, Ihr Team gibt nur noch frei.
Beispiel Offert-Anfrage
Zwei Arten von Automatisierung
WORKFLOW ODER AGENT?
Nicht jeder Prozess ist gleich. Das Werkzeug entscheidet, ob die Automatisierung im Alltag hält.
Workflow, wenn die Regeln feststehen
Jeder Schritt ist definiert, der Ablauf läuft exakt gleich, jedes Mal. Einfach zu prüfen, günstig im Betrieb.
KI-Agent, wenn entschieden werden muss
Unstrukturierte Eingänge, kein fester Pfad: Der Agent entscheidet nach Kontext, innerhalb definierter Grenzen, und eskaliert, was nicht in sein Mandat gehört.
Die eigentliche Arbeit ist die Grenze:
Was der Agent nicht entscheiden darf, ist Teil des Designs.
In der Praxis läuft beides zusammen. Der Agent sitzt auf Workflows, die sein Ergebnis zuverlässig in Ihre Systeme tragen.
Konkret gemacht
WAS EIN AGENT ÜBERNIMMT
Drei Fähigkeiten machen den Unterschied zum starren Workflow. Zusammen ergeben sie einen Mitarbeiter für genau eine Aufgabe, mit klar gezogener Grenze.
Lesen und verstehen
E-Mails, PDF-Anhänge, Formulare, Gesprächsnotizen: Der Agent zieht die relevanten Angaben heraus und erfasst sie strukturiert, auch wenn der Eingang unterschiedlich aussieht.
Entscheiden im Mandat
Klassifizieren, priorisieren, den nächsten Schritt wählen: Der Agent entscheidet nach Ihren Regeln. An der Grenze seines Mandats übergibt er an einen Menschen, statt zu raten.
In Ihre Systeme schreiben
Das Ergebnis landet dort, wo Ihr Team arbeitet: als Ticket, CRM-Eintrag oder Kalendertermin. Kein neues Tool, kein Parallel-Prozess.
So sieht das im Alltag aus: Eine Schadenmeldung wird zum priorisierten Ticket mit Eskalation an den Pikettdienst. Eine Offert-Anfrage steht vorqualifiziert im CRM, bevor jemand sie gelesen hat. Eine offene Bestellung ist telefonisch verifiziert und protokolliert.
Umgesetzt mit Werkzeugen, die sich im Betrieb bewährt haben: n8n für die Workflows, Microsoft 365 und Azure für Ihre Office-Welt, PostgreSQL für die Daten. Führend bleibt Ihr System, Sie sind Owner.
Und obendrauf
SPRACHE ALS BEDIENUNG
Wenn die Hände nicht frei sind oder Reden schneller ist als Tippen: Die meisten dieser Prozesse lassen sich mit einem Voice Agent per Anruf auslösen.
Mehr zum Voice AgentKunde
Ihr Team
Automatisierung
nach ein paar Tagen
am selben Tag
Heute: jede Mahnung ein formeller Brief, jeder kostet Goodwill.
Automatisiert: freundlich erinnern, eskalieren nur wenn nötig.
Beispiel Mahnprozess
Starthilfe
WIE SIE BEREITS OHNE MICH STARTEN KÖNNEN
Rechenbeispiel
WAS BRINGT DAS IN ZAHLEN?
Eine Milchbüchleinrechnung am Beispiel: Aufträge aus dem E-Mail-Eingang von Hand erfassen. Wählen Sie ein Szenario oder tragen Sie direkt Ihre eigenen Zahlen ein, die Rechnung passt sich sofort an.
Annahmen
Rechnung
Amortisiert in rund 3 Monaten.
Ihre Prozesskostenrechnung ist der Start für ein erfolgreiches Automatisierungsprojekt.
Pakete & Preise
VON DER ANALYSE BIS ZUR ÜBERGABE
Prozess-Analyse
CHF 3'500
Wissen, welche Prozesse sich lohnen, bevor Sie investieren.
- Ist-Analyse
- Prozess-Priorisierung
- Automatisierungsdesign
- Umsetzungsplan
Quick Start
CHF 3'500
Ein manueller Prozess, automatisiert, live, übergeben.
- Umsetzung in 2 bis 4 Wochen, Festpreis
- Dokumentation: wie es funktioniert, wie Sie es ändern
- Team-Einführung, 60 Minuten
- 2 Wochen Support nach Go-Live
- Sie sind Owner, kein Vendor Lock-in
Operations Package
ab CHF 6'000
Mehrere verknüpfte Prozesse durchgängig automatisiert.
Der Unterschied ist Ihr Einsatz: Wer mitbaut, zahlt weniger und kann das System danach selbst weiterentwickeln.
Bei jedem Engagement
20+ Jahre. ERP-Rollouts in 46 Organisationen. Von der Analyse bis zum laufenden System.
Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?
Ein kurzes Gespräch zeigt den wirkungsvollsten Ansatzpunkt.