KAELIN.AI

KI-Telefonassistent für Immobilienverwaltungen

Sonntag, 5 Uhr. Die Heizung ist aus. Wer nimmt ab?

Ihr Voice Agent nimmt jeden Anruf entgegen, rund um die Uhr. Echte Notfälle gehen sofort an den Pikettdienst, alles andere landet strukturiert erfasst bei der zuständigen Bewirtschaftung. Ihr Team arbeitet ungestört weiter.

Voice Agent besprechenLohnt sich ein Voice Agent?Direkt zu den Preisen

Einstieg mit Basic: CHF 1'500 Setup plus ab CHF 190 im Monat.

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In eine Decke gehüllte Mieterin vor dem Heizkörper, Telefon in der Hand

Ausgangslage

Das Telefon ist die Schwachstelle der Bewirtschaftung

Ich habe 230 Nennungen aus 118 öffentlichen Quellen ausgewertet, von Mietern, Eigentümern und Bewirtschaftenden. Die beiden grössten Problemfelder haben denselben Ursprung: Niemand nimmt ab, und niemand meldet sich zurück.

Was an Immobilienverwaltungen beklagt wird

230 Nennungen aus 118 öffentlichen Quellen: Bewertungen, Foren, Verbandsstudien und Stelleninserate. Mieter, Eigentümer und Bewirtschaftende, erhoben 2026.

  • Überlastung und Personalmangel
    48
  • Erreichbarkeit und keine Reaktion
    42
  • Telefonlast im Tagesgeschäft
    17
  • Mieterwechsel und Kaution
    14
  • Nebenkostenabrechnung
    13
  • Eigentümer-Pflichten (Versammlung)
    13
  • Verschleppte Reparaturen
    10
  • Status- und Reporting-Intransparenz
    10
  • Medienbrüche, Digitalisierung
    10
  • Unfreundlichkeit
    6
  • Repetitive Standardanfragen
    6
  • Notfälle ausserhalb Bürozeiten
    5

Nicht abgebildet: 36 Nennungen ohne eindeutige Kategorie (Rechtsstreit, Betreibung, Pauschalkritik). 194 + 36 = 230. Eigene Auswertung, nicht repräsentativ; Untergrenzen.

FAST DIE HÄLFTE ALLER NENNUNGEN BEGINNT MIT EINEM ANRUF, DEN NIEMAND ENTGEGENNIMMT.

Jede Nennung im Diagramm hat ein Original.

Ein Ausschnitt aus den 118 ausgewerteten Quellen: Google-Bewertungen, Forenbeiträge, Verbandsstudien und Stelleninserate. Alles öffentlich zugänglich.

Einsatzbereiche

WAS DER AGENT ÜBERNIMMT

Mehrere Anrufe laufen parallel, statt sich in einer Warteschlange zu stauen. Auch die dritte Nachfrage zur gleichen Reparatur wird aufgenommen und gebündelt weitergeleitet, statt abgehängt zu werden. Auskunft zum konkreten Fallstatus gibt der Agent mit der Schnittstellen-Option direkt aus Ihrem System.

Grossraumbüro einer Immobilienverwaltung zur Stosszeit, mehrere Personen gleichzeitig am Telefon

Schnittstellen

So läuft eine Meldung

  1. Schritt 1Der Anruf geht einRund um die Uhr, auch nachts, am Wochenende und wenn im Büro gerade niemand frei ist.
  2. Schritt 2Strukturiert erfasstObjekt, Mieter, Anliegen und Dringlichkeit werden festgehalten.
  3. Schritt 3ZugestelltPer E-Mail oder Webhook (Teams- oder Slack-Nachricht, Dokumentenerstellung und mehr), innert Sekunden nach dem Gespräch. Notfälle werden direkt über die definierten Pfade eskaliert (Human-in-the-loop).
  4. Schritt 4In Ihrem SystemFunktioniert mit jeder Verwaltungssoftware, weil E-Mail und Webhook überall ankommen.
Direkte Anbindung als Option

Im Paket enthalten ist die Zusammenfassung per E-Mail oder Webhook. Die Meldung ist damit vollständig erfasst, ins System übertragen muss sie aber noch jemand. Mit der direkten Anbindung entfällt dieser Schritt. Machbarkeit klären wir vorab für Ihr System.

ImmoTop2FairwalterGaraio REMRimo R5Abacus Immobilien
Pionier-Vorteil

Sind Sie die erste Verwaltung mit Ihrer Software, entwickle und teste ich die Schnittstelle. Sie stellen den Zugang und helfen bei den business-seitigen Integrationstests mit. Danach nehme ich die Schnittstelle in mein Portfolio auf, und Ihr Vorsprung zahlt sich aus: Für jede weitere Verwaltung mit derselben Software schreibe ich Ihnen 25 Prozent Ihrer Kosten gut, innert zwei Jahren ab Go-Live. Nach vier Kunden haben Sie alles zurück.

Einführung

SO LÄUFT DIE EINFÜHRUNG

Der Setup-Preis deckt das ganze Implementierungsprojekt ab: von Kickoff bis zur zweiten Optimierungsrunde.

1

Kickoff

Ziele, Abläufe und Zuständigkeiten werden in einem Termin geklärt.

2

Call-Flow-Design

Gesprächsführung, Weiterleitungen und Eskalationen werden auf Ihre Abläufe ausgelegt.

3

Implementierung

Aufbau des Agenten, Telefonnummer und Anbindung der Standard-Integrationen.

4

Testing

Testanrufe mit Ihren realen Szenarien, bis die Abläufe sitzen.

5

Go-Live

Der Agent übernimmt. Sie sehen jeden Anruf im Protokoll.

6

2x Optimierungsrunden

Nach dem Go-Live werden die echten Gespräche ausgewertet und die Antworten nachgeschärft.

Preise

WAS IHR AGENT KÖNNEN SOLL

Alle drei Pakete bauen auf dem Fallkatalog Ihrer Branche auf. Sie wählen daraus, wie viel Ihr Agent übernimmt. Der Betrieb richtet sich nach dem Anrufvolumen und wird getrennt gewählt.

Basic

CHF 1'500 + ab 190/Mt

Der Einstieg. Die drei Fälle, die am meisten Zeit kosten.

  • 3 Gesprächsfälle, individuell ausgewählt. Notfall-Eskalation immer dabei
  • Wissensbasis: 2 Themen (z.B. Stammdaten, Leistungen)
  • Zusammenfassung per E-Mail
  • 1 Telefonnummer, nDSG-Paket, Dashboard
  • Konfiguration, Testing, Go-Live
  • Monitoring und Stammdaten-Aktualisierung inklusive

Plus

Empfohlen

CHF 4'900 + ab 590/Mt

Der Standard. Deckt den Alltag Ihrer Telefonzentrale ab.

  • Bis 8 Gesprächsfälle, individuell ausgewählt
  • Wissensbasis: 4 Themen
  • Zusammenfassung per E-Mail respektive Webhook
  • Kickoff, Flow-Design, Testing, Go-Live
  • 2 Optimierungsrunden, Stammdaten-Aktualisierung und Support inklusive

Pro

CHF 8'900 + ab 790/Mt

Der ganze Katalog, mit Anbindung an ein System.

  • Bis 15 Gesprächsfälle, individuell ausgewählt. Auch solche ausserhalb des Katalogs
  • Wissensbasis: 8 Themen
  • Zusammenfassung per E-Mail respektive Webhook
  • Direkte Anbindung an eine Ihrer Software-Lösungen, Machbarkeit klären wir vorab
  • Agent in zwei Sprachen
  • Flow-Workshop, 4 Optimierungsrunden, Quartalsreport

Welche Stufe passt zu Ihrem Betrieb?

Ein kurzes Gespräch klärt Ihre Gesprächsfälle, Ihr Anrufvolumen und die passende Betriebsgrösse.

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Danach: wie viel er telefoniert

Die Betriebsgrösse ist unabhängig von der Setup-Stufe. Sie lässt sich jederzeit wechseln.

GrösseMinuten/MtParallelZusatzminutePreis/Mt
XS450 Min1 paralleler AnrufCHF 0.35CHF 190
S750 Min2 parallele AnrufeCHF 0.30CHF 590
M2'400 Min5 parallele AnrufeCHF 0.25CHF 790
L4'800 Min10 parallele AnrufeCHF 0.20CHF 990

Mindestlaufzeit 6 Monate, danach mit einem Monat kündbar. Preise exkl. MwSt. Ein Thema ist ein eigenes Dokument in der Wissensbasis, bis 1'500 Wörter. Stammdaten wie Öffnungszeiten, Nummern und Zuständigkeiten ändere ich auf Ihre Nachricht hin, in jeder Stufe.

Starten Sie mit Basic.

CHF 1'500 Setup, ab CHF 190 im Monat. Drei Gesprächsfälle, ein laufender Agent. Beim Wechsel auf Plus oder Pro innert sechs Monaten wird das Setup voll angerechnet.

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FAQ

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